Privacybeleid

We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Inhoud

Wie wordt beschermd door dit beleid?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij, Wax&Board, verwerken. 

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en –dienstverleningen.

Dit privacybeleid is verder ook van toepassing op persoonsgegevens die we verwerken wanneer je een bezoek brengt aan onze workshop, websites, meedoet aan een marktonderzoek, survey, wedstrijd, actie of evenement, of op andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten.

Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

Verwerking van gegevens & verantwoordelijkheid

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat lees je in dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van klanten is enkel aan de orde indien de klant een natuurlijke persoon is, of – indien de klant een rechtspersoon is – dan geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de klant verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of eindgebruikers).

Verwerkingsverantwoordelijke

Wax&Board, met maatschappelijke zetel te Biezestraat 56, 9220 Hamme België en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE073.7730.530 op naam van Olivier Willems (hierna “Wax&Board,”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Wax&Board het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Dit neemt niet weg dat jij zelf ook een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens die je toelaat gebruik te maken van onze producten en diensten.

Jouw verantwoordelijkheden

Indien je als klant gebruik maakt van de Wax&Board producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden:

  • Je gaat bij gebruik van onze producten, diensten en websites, akkoord met het privacybeleid.
  • je mag onze producten en diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze jezelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van andere gebruikers;
  • Je mag niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van de privacywetgeving.

Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden.

Via onze producten en diensten van Wax&Board kan je ook gebruik maken van diensten van andere partijen zoals chat, websites van derden, forums, Facebook, Twitter, nieuwsgroepen en/of apps. Over de informatie die je daar plaatst en hoe deze wordt verwerkt, heeft Wax&Board geen controle, en zijn we ook niet verantwoordelijk. Het is aan jou om hier verstandig mee om te gaan en het privacybeleid van deze derden goed na te lezen.

Welke persoonsgegeven kunnen wij verwerken?

De persoonsgegevens die je met ons deelt.

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je belt met een vraag ), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een (online) formulier invult, je ons een SMS of e-mail stuurt, je inschrijft voor een wedstrijd, elektronisch (bijvoorbeeld het uitlezen van een klantenkaart)  of mondeling (bijvoorbeeld in onze workshop).

De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen.

Wij wijzen je persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld een klantennummer, logincode(s) en wachtwoorden). Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze website (bijvoorbeeld de chat functie, een online formulier, een bericht op onze nieuwspagina).

De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden.

Wij kopen bij gespecialiseerde data-bedrijven socio-demografische gegevens en consumenteninformatie om onze dienstverlening nog beter af te stemmen op je behoeften. Via marktonderzoekbureaus ontvangen we consumentenvoorkeuren. De onderneming die uw persoonsgegevens doorgeeft is verantwoordelijk voor het hebben van de juiste wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens en voor het overdragen ervan aan ons zodat we ze kunnen gebruiken voor eigen doeleinden. Wij zien er uiteraard wel op toe dat zij, net zoals wij, de richtlijnen van de privacywetgeving respecteren.

Categorieën persoonsgegevens.

Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

  • Gebruikersgegevens: wij onderscheiden de persoonsgegevens die je als gebruiker van onze producten en diensten kunnen identificeren (bijvoorbeeld je naam en identificatiedocument), de persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer), de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht) dan wel je leef- en consumptiegewoonten (bijvoorbeeld je gezinssamenstelling) of je facturatie- en betalingsgegevens , onze klantendienst (bijvoorbeeld je taalvoorkeur), one fysieke workshop, sociale media, acties, websites en mobiele applicaties, wedstrijden etc.;
  • Technische gegevens: deze hebben wij nodig om een goede werking van onze producten en diensten te kunnen realiseren. Bijvoorbeeld: het model en merk van je materiaal;
  • Gegevens over je gebruik: de gegevens die wij ontvangen wanneer je onze producten en diensten gebruikt. Bijvoorbeeld: welke producten je aankoopt, welke diensten je  verkiest.
  • Cookies: wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. Voor meer informatie over cookies verwijzen we naar het cookiebeleid.
Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

Persoonsgegevens van niet-klanten.

Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld wedstrijden, promoties/acties, onze websites en via de aankoop van gegevens bij gespecialiseerde data-bedrijven kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen klant zijn van Wax&Board met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van onze producten en diensten. Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen.

Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Proportionele verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

  • in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract;
  • om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; 
  • en/of voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy, in het bijzonder wanneer je minderjarig bent.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

Onze verwerkingsactiviteiten

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:

  • Om je aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling nemen.
  • Om je de beste service aan te bieden en je te informeren over je gebruiksmogelijkheden.
  • Om onze diensten te optimaliseren.
  • Om onze producten te blijven verbeteren.
  • Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten.
  • Om je gepersonaliseerde reclame aan te bieden.
  • Om fraude en inbreuken te bestrijden.
  • Om eenieders veiligheid te garanderen
  • Om onze prestaties op te volgen.
  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wax&Board neemt geen automatische besluitvorming – al dan niet op basis van profilering –waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden voor jou of waarbij zulk besluit jou in aanmerkelijke mate treft, tenzij:

  • dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van jouw overeen;
  • dit door de wetgeving is toegestaan (bijvoorbeeld voor het opsporen van belastingfraude): of
  • we hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.

In zo’n situaties wordt je voorafgaandelijk geïnformeerd over de totstandkoming van het geautomatiseerde besluit, dat je het recht hebt om menselijke tussenkomst te eisen en de wijze waarop je het besluit kan aanvechten.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze winkels, op onze website als op alle andere locaties.

In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij jouw belangen voorop staan.

Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie.

Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Onze software  wordt voortdurend up-to-date gehouden. Daarnaast bieden we je enkele veiligheidsinstellingen aan die je zelf kan beheren, zoals: een paswoord.

Verkopen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij:

  • Aan onze rechtsopvolgers,
  • Dit nodig is voor onze dienstverlening.
  • Er een wettelijke verplichting is.
  • Er een gerechtvaardigd belang is voor Wax&Board of de betrokken derde.
  • Je ons daar toelating voor geeft.

Wat zijn je privacy rechten?

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Wax&Board te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen.

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden.

Je hebt het recht om, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat we voor de gerechtelijke autoriteiten verplicht zijn om gegevens te bewaren. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Wax&Board of in kader van het algemeen belang. Wax&Board zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Wax&Board dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

Je privacy rechten uitoefenen

Om je privacy-rechten uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart). Indien wij jou niet met zekerheid kunnen identificeren, zullen wij geen gevolg geven aan je verzoek.

Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (1) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (2) te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van Wax&Board, tenzij de klant volgens aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

Onze website

Als je onze websites bezoekt en onze apps gebruikt dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou:

  • Je IP-adres, het type en de taal van je browser, de software, het type en het merk van apparatuur die je gebruik tijdens de verbinding met onze websites en apps, de tijd van je websitebezoek of appgebruik en het webadres van waaruit je onze website bereikte, de pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je op onze websites en apps onderneemt. Dit doen wij door middel van cookies.
  • Op sommige Wax&Board websites vragen wij je om aanvullende persoonlijke informatie, zoals je e-mailadres, naam, adres of een telefoonnummer. Wanneer je een aankoop doet of een abonnement neemt op een betaalde service, vragen wij je om aanvullende informatie, zoals je bankrekeningnummer of nummer van een identificatiebewijs. Daarnaast zal soms gevraagd worden naar je profiel- of demografische gegevens, zoals je postcode, leeftijd, geslacht, voorkeuren, interesses en favorieten.
  • Sommige van onze websites bevatten forums waar je als lid vrijblijvend berichten, artikels, foto’s, video’s, reacties, likes, etc. kan plaatsen.
  • Wanneer je inlogt dan vragen we je gebruikersnaam en wachtwoord. Wij identificeren dan je IP-adres en koppelen die aan je klantengegevens.
  • Indien onze websites gebruikmaken van je locatie, dan geven wij jou informatie hierover en de keuze om deze locatieservices in of uit te schakelen.

 

De persoonsgegevens die wij via onze websites verzamelen, worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

  • Om onze diensten aan jou te kunnen leveren (bv het plaatsen van online bestellingen) en om met jou te communiceren (bijvoorbeeld in verband met je factuur).
  • Om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze websites en van onze dienstverlening te verbeteren.
  • Om je beter en persoonlijker van dienst te zijn, bijvoorbeeld door de op onze websites getoonde advertenties en het aanbod van onze producten en diensten aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren.
  • Om je te benaderen met aanbiedingen en informatie over andere producten of diensten van Wax&Board.

Op de hoogte blijven van aanpassingen

Wax&Board kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten.

Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen. Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke significante wijziging en vragen wij, wanneer de wet dit vereist, jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

Overzicht voorwaarden

We begrijpen dat de opgelegde voorwaarden complex en uitgebreid kunnen zijn. Om onze essentiële informatie overzichtelijk te houden splitsen we alle documentatie op, in onder andere volgende pagina´s, maar ze blijven steeds als één geheel gelden:

Heb je nog vragen?

Het kan dat je nu nog steeds vragen hebt, en we zijn er om deze voor jou te beantwoorden, dus stel ze gerust via het contactformulier, of maak gebruik van bv Social Media zoals Facebook, Whatsapp, ..

Het Wax&Board Team.

Open chat